Reconstruyendo la columna operativa de una corredora inmobiliaria en Santo Domingo
Cinco motores en producción, un dashboard centralizado y un flujo proactivo de preparación del cliente, construidos en una operación inmobiliaria que había superado sus sistemas manuales. Fase 0 entregada al 100% en 8 semanas.
La situación
Inmoservicios Doña Tere es una corredora inmobiliaria en Santo Domingo que había crecido al punto donde sus procesos manuales eran el cuello de botella. El equipo operaba sobre Airtable, Make, Trello y Google Docs, pero el sistema estaba sostenido por un solo líder técnico y su propia memoria.
Todo lo que importaba pasaba por él. Revisiones de contratos. Tracking de vencimiento de certificaciones. Routing de pre-calificación bancaria. Preparación de cierre. Cuando él no estaba disponible, los deals se ralentizaban. Cuando atrapaba un error en un contrato, era usualmente después de que el comprador ya había firmado. El equipo sentía la fricción. Nadie tenía tiempo de arquitectar la solución.
El primer inbound vino por ChatGPT. Su líder técnico le preguntó al modelo por consultores de IA en el mercado DR. El modelo recomendó una marca vieja que habíamos construido y cerrado un año atrás. La página de Facebook seguía viva. Levantaron el teléfono.
Discovery
Antes de cualquier build, corrimos un Discovery Sprint pago. Dos sesiones técnicas profundas. Un cuestionario operativo de 29 preguntas enfocado en Tramo 3, la etapa más compleja de su workflow (financiamiento y cierre). Un mapa completo de su proceso AS-IS a través de tres tracks operativos: reservación a contrato, pagos mensuales, y financiamiento a cierre.
La salida fue una Evaluación Operativa y Blueprint de Escalabilidad cubriendo taxonomía de dolor, oportunidades de automatización, oportunidades de IA, y un plan de implementación por fases. Su director de operaciones llamó al trabajo de diagnóstico “oro molido”.
La propuesta original llegó a $19,100 con Fase 1 empezando en $6,800. Hubo pushback en el precio de entrada. No descontamos. Reestructuramos en cuatro fases empezando con una Fase 0 de Proof of Value de $2,200 que apuntaba a sus mayores dolores inmediatamente, con puntos de decisión go/no-go entre cada fase.
Lo que construimos
E1 · Motor de Validación de Contratos
Un motor de validación de contratos impulsado por IA. Los contratos de los compradores son procesados por el módulo de IA nativo de Make contra la data canónica en Airtable. Las discrepancias surgen como flags Verde, Amarillo o Rojo. Nombre del comprador, referencia del lote, términos de financiamiento, calendario de pagos, firmas, todo verificado automáticamente. Los contratos que tomaban 30 minutos de revisión humana ahora muestran issues en 2 minutos.
E2 · Tracker de Vencimiento de Certificaciones
Un tracker de vencimiento de certificaciones para IPI (renovación cada 4 meses) y Carga y Gravamen (renovación cada 30 días). Alertas por correo a 15 días, 7 días y al vencimiento. Ciclo de scan Lun/Mié/Vie. Atrapa certificaciones por vencer antes de que los deals se queden parados en el banco.
E3 · Flujo de Preparación Proactiva del Cliente Tramo 3
Una secuencia proactiva de preparación del cliente de 60 días con routing de pre-calificación bancaria. Cuando un deal entra a Tramo 3, el sistema orquesta outreach por email, recolección de cuestionario, y lógica de routing bancario a través de los 10 bancos con los que trabajan. Cinco escenarios de Make coordinando engine, dispatch, polling, cambios de estado, y cargos residuales.
E4 · Dashboard Operativo Tramo 3
Un dashboard centralizado de Airtable mostrando todos los deals activos a través de las cuatro fases operativas (Preparación, Expediente y Análisis, Contrato Definitivo, Cierre y Desembolso). 113 deals activos visibles de un vistazo. Digest diario por correo a las 08:30 AM con manejo basado en router para estados vacíos “Sin Actividad”.
E5 · Blueprint de Motores Operativos
Un documento de diseño lógico para dos motores futuros que se enviarán en Fase 1: un Motor de Disparadores Automáticos para triggers cross-sistema y un Motor de Validación Comparativa para diff de campos de contratos. El blueprint mapea objetivos, flujos de datos, estimaciones de esfuerzo y caminos de decisión.
Lo que cambió
Antes: 30 minutos de revisión manual de contratos. Certificaciones descubiertas vencidas solo cuando los bancos rechazaban papeles. Preparación Tramo 3 corriendo en memoria y hojas de cálculo. El dashboard no existía.
Después: Validación de contratos en 2 minutos. Certificaciones rastreadas proactivamente a través de 198 propiedades. Preparación Tramo 3 automatizada extremo a extremo con 113 deals activos visibles en un dashboard centralizado. Fase 0 entregada al 100% en 8 semanas contra el timeline contratado.
Su trabajo de diagnóstico es oro molido.
Lo que se quedaron
Cada sistema corre en su workspace de Airtable, en su organización de Make, en sus cuentas. Son dueños de todo. La documentación vive en su Drive. Los SOPs viven en su playbook. Si nos fuéramos mañana, su equipo podría operar, modificar y extender lo que construimos.
Esa es la regla para cada engagement de Leandrive. Por fases, transparente, y tuyo cuando nos vamos.